Jak gromadzić dokumenty przeznaczone do niszczenia?

  • 2 miesiące temu
  • 68 Odsłon
  • thumbs up 0 thumbs down 0
przechowywanie dokumentow firmowych scaled

Każda firma co jakiś czas powinna dla bezpieczeństwa przeprowadzać szczegółową analizę dokumentacji. Jak wiadomo, wiele przedsiębiorstw obecnie częściowo lub całkowicie przenosi swoje dokumenty na nośniki cyfrowe, jednak w niektórych firmach umowy, akta oraz inne dokumenty w formie papierowej to wciąż norma. Przegląd dokumentacji jest szczególnie przydatny w momencie, gdy jej ilość zaczyna być przytłaczająca – wówczas warto ocenić, które akta są jeszcze nam potrzebne, a które możemy przeznaczyć do zniszczenia.

Niszczenie dokumentów na własną rękę zazwyczaj nie jest najkorzystniejszym rozwiązaniem. Takie działania wymagają od nas dużo uwagi oraz czasu, a – w natłoku innych obowiązków – rodzą ryzyko, że coś jednak umknie naszej uwadze i w efekcie jakieś dokumenty trafią w niepożądane ręce. Utylizacja niepotrzebnej dokumentacji w biurze wymaga także odpowiedniego sprzętu, zatem naraża nas na stratę czasu oraz dodatkowe wydatki.

Dokumenty, które chcemy zniszczyć to albo niepotrzebne, nieaktualne i przeterminowane już pliki oraz papiery, albo też te, których – ze względu na przykład na zapisy rozporządzenia o ochronie danych osobowych – nie wolno nam dłużej przechowywać.

Jeśli w grę wchodzą dokumenty zawierające ważne dane finansowe lub księgowe firmy, dane pracowników oraz klientów – należy zachować szczególne środki ostrożności, by były one w jak najlepszy sposób zabezpieczone. Jak więc bezpiecznie przechowywać dokumenty przeznaczone do zniszczenia?

Szafki na dokumenty

Na rynku istnieją specjalne szafki, których przeznaczeniem jest bezpieczne przechowywanie dokumentów, które docelowo mają być zniszczone. Szafki te nie zagracają przestrzeni – są tak zaprojektowane, żeby pasować do wystroju wnętrza i innych mebli biurowych. Tworzywo, z którego są wykonane to wiórowa płyta laminowana dostępna w różnych kolorach, dzięki czemu można z łatwością dopasować wygląd szafki do aranżacji biura. Większość obecnie produkowanych szafek na dokumenty posiada wbudowane kółka, co znacząco ułatwia przemieszczanie. Szafkę można umieścić w dowolnym miejscu, natomiast zaleca się wybrać takie umiejscowienie, do którego każdy z pracowników ma wygodny i swobodny dostęp.

Co ważne – szafki na dokumenty występują także w wersji niepalnej, będącym idealnym rozwiązaniem dla osób, które chcą dodatkowej ochrony przed pożarem.

W jaki sposób profesjonalnie wykonana szafka na dokumenty chroni informacje zawarte w dokumentach? Szafki są wyposażone w otwór wrzutowy – dzięki temu każdy może swobodnie wrzucić dokumenty do szafki, natomiast wyciągnięcie ich nie jest już takie łatwe. Dzięki temu nikt niepożądany nie uzyska dostępu do poufnych informacji znajdujących się na dokumentach. Drzwiczki szafki posiadają zamek oraz plombę bezpieczeństwa.

Pojemnik na dokumenty RODO

Jeśli dokumenty, które przekazujemy do zniszczenia zawierają czyjekolwiek dane osobowe – powinniśmy się wyposażyć w specjalny pojemnik RODO. Pojemnik RODO to poniekąd ulepszona wersja standardowej szafki na dokumenty, która posiada jeszcze więcej dodatkowych zabezpieczeń. Pojemnik RODO jest wykonany z tworzywa HDPE – jest to tworzywo wodo- oraz kwasoodporne, a dodatkowo niestraszny jest mu alkohol czy benzyna. Dzięki dobrej jakości tworzywa jesteśmy dodatkowo zabezpieczeni przed szkodliwym działaniem tych substancji.

Umiejscowiony u góry pojemnika wrzut papieru jest zaprojektowany w taki sposób, by niemożliwa była jakakolwiek identyfikacja dokumentów, które umieszczamy w pojemniku. Pojemniki RODO są wyposażone w dodatkowy zamek blokujący pokrywę, dzięki czemu na pewno nikt niepowołany nie uzyska dostępu do wrażliwych danych zawartych w dokumentach.

Mimo swojej funkcjonalności pojemniki RODO są dość lekkie (ok. 14,5kg) i łatwe w przenoszeniu dzięki wbudowanym kółkom. Pojemniki RODO są zgodne z normą DIN 66399, która jasno określa w jaki sposób należy przechowywać oraz niszczyć określone akta.

Warto zaopatrzyć się w profesjonalne szafki do przechowywania dokumentów, by uzyskać pewność, że żadne informacje nie dostaną się w niepowołane ręce.

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów

Komentowanie wyłączone.