0
0
Dokumenty zawierające dane osobowe, które utraciły swoją ważność, powinny być odpowiednio przechowywane. Jak zatem przechowywać dokumenty przeznaczone do zniszczenia, aby proces ten był zgodny z prawem i nie generował niebezpieczeństwa wycieku danych osobowych.
RODO a niszczenie dokumentów
Przechowywania i niszczenia dokumentów zawierających informacje osobowe jest formą gromadzenia i przetwarzania materiałów zawierających dane osobowe. W efekcie proces ten podlega pod przepisy zawarte w rozporządzeniu o ochronie danych osobowych. RODO, będące dokumentem wprowadzającym obostrzenia dotyczące przetwarzania danych osobowych, wskazuje obowiązki podmiotów i osób przechowujących i niszczących dokumenty zawierające takie informacje. Wprawdzie RODO nie precyzuje jednoznacznie, jak powinien zachodzić proces utylizacji materiałów, ale wskazuje obowiązek dochowania należytej dbałości w zakresie takiego zniszczenie dokumentów, które uniemożliwia odzyskanie z nich jakichkolwiek informacji.
Jak przechowywać materiały do zniszczenia
Jednym ze sposobów bezpiecznego gromadzenia w dokumentacji przeznaczonej do utylizacji jest przechowywanie takiej dokumentów w odpowiednich pojemnikach. Taki zasobnik powinien być odporny na działanie wody alkoholi kwasów czy benzyny. Jednocześnie pojemnik powinien uniemożliwiać dostęp osobom postronnym do zgromadzonych wewnątrz dokumentów. Dlatego też pojemnik na dokumenty do zniszczenia powinien być zamykany na klucz i umieszczany w miejscu bezpiecznym, czyli takim, które ogranicza dostęp osobom trzecim. Dobry pojemniki na dokumenty do zniszczenia są wyposażone w inteligentny wylot papieru, który pozwala wkładać do nich materiały bez konieczności otwierania pokrywy. Taki wlot papieru powinien mieć konstrukcję, która uniemożliwia przegląd zawartości wnętrza pojemnika. Rozwiązanie to sprzyja podniesieniu bezpieczeństwa danych osobowych znajdujących się na wyrzuconej w dokumentacji.
Wysoką funkcjonalność pojemnika zapewniać powinny także jego odpowiednie wymiary oraz pojemność. Sprawdzone pojemniki na dokumenty do zniszczenia są dosyć duże i pozwalają na zgromadzenie w nich nawet do 70 wypełnionych segregatorów. To zapewnia wygodę zgromadzeniu większej ilości dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.
Jeżeli zależy ci na odpowiednim wyglądzie pojemnika, to możesz zamówić zasobnik ze spersonalizowaną grafiką. W ten sposób łatwo dostosujesz go do wystroju wnętrza biura czy archiwum.
Dobre i funkcjonalne pojemniki na dokumenty do zniszczenia wyposażone są w kółka i rączkę, dzięki czemu łatwo można je transportować, bez względu na ilość papieru znajdującą się wewnątrz.
W pojemnikach na dokumenty można przechowywać nie tylko materiały papierowe. Sprawdzą się one doskonale do gromadzenia nośników danych przeznaczonych do zniszczenia. Wytrzymała konstrukcja, wykonana z nowoczesnego tworzywa HDPE, jest odporna na uszkodzenia mechaniczne.
Gdzie i kiedy sprawdzą się pojemniki na dokumenty do zniszczenia?
Pojemniki na dokumenty do zniszczenia najlepiej umieszczać wszędzie tam, gdzie występuje duże produkcja dokumentacji (na przykład w biurach), ale także w miejscach, gdzie przechowywane są archiwizowane materiały. Z powodzeniem mogą z niej korzystać zarówno duże podmioty, jak i małe oraz średnie firmy. Pojemniki mogą stanowić jeden z elementów wyposażenia biura. Ich elegancka forma i dobrana do oczekiwań klienta kolorystyka i grafika sprawiają, że doskonale wkomponują się wystrój pomieszczenia. Pojemniki sprawdzą się również w czasie przeprowadzki czy większych prac porządkowych lub remontowych.
Warto pamiętać, że gwarantują one bezpieczne przechowywanie dokumentów. Zamykana na klucz pokrywa gwarantuje odpowiednie zabezpieczenie materiałów i jednocześnie kluczyk umożliwia odzyskanie dokumentów, które zostały wrzucone przez przypadek.